Giải pháp giảm chi phí vận hành tòa nhà: Cắt đúng chỗ, giữ đúng chất lượng

Giải pháp giảm chi phí vận hành tòa nhà luôn là mối quan tâm lớn với chủ đầu tư, ban quản lý và ban quản trị khi áp lực ngân sách ngày càng cao nhưng chất lượng dịch vụ lại không thể giảm. Bài toán thực tế không nằm ở việc cắt càng nhiều càng tốt, mà ở chỗ giảm được phần lãng phí, kiểm soát được phần phát sinh và vẫn giữ cho tòa nhà hoạt động ổn định mỗi ngày.

Bài viết dưới đây, TTC Group sẽ đưa ra đúng giải pháp giảm chi phí vận hành tòa nhà mà không cần đánh đổi bằng sự xuống cấp của dịch vụ.

Vì sao nhiều tòa nhà càng vận hành lâu càng dễ đội chi phí?

Thực tế cho thấy, chi phí vận hành tăng không phải lúc nào cũng vì giá vật tư tăng hay nhân sự tăng. Rất nhiều khoản phát sinh đến từ cách quản lý chưa chặt, quy trình chưa rõ và việc xử lý sự cố còn mang tính bị động.

Những nguyên nhân thường gặp gồm:

• Bảo trì không đúng kế hoạch
• Thiết bị xuống cấp nhưng phát hiện chậm
• Tiêu hao điện nước khu vực chung không được theo dõi sát
• Nhân sự bố trí chưa hợp lý
• Công việc giữa các bộ phận bị chồng chéo
• Thiếu dữ liệu để đánh giá đúng hiệu quả vận hành
• Chỉ sửa chữa khi hỏng thay vì kiểm soát từ sớm

Đây là lý do việc tìm giải pháp giảm chi phí vận hành tòa nhà nên bắt đầu từ việc rà lại toàn bộ mô hình vận hành, thay vì chỉ nhìn vào một vài khoản chi nhỏ.

Giảm chi phí vận hành tòa nhà nên bắt đầu từ đâu?

Muốn giảm chi phí mà vẫn giữ chất lượng dịch vụ, cần đi từ đúng gốc của vấn đề. Không nên cắt theo cảm tính. Cũng không nên chỉ ép giảm ngân sách ở các bộ phận đang trực tiếp phục vụ cư dân hoặc khách thuê.

Theo kinh nghiệm của chúng tôi, có 5 nhóm đầu việc cần rà soát trước.

1. Rà soát chi phí kỹ thuật và bảo trì

Đây là nhóm chi phí rất dễ phát sinh âm thầm nếu không kiểm soát tốt. Một hệ thống kỹ thuật không được kiểm tra định kỳ sẽ dễ dẫn đến lỗi lặp lại, sửa chữa chắp vá và tăng chi phí về sau.

Cần xem lại:

• Lịch kiểm tra hệ thống điện, nước, thang máy, PCCC
• Chu kỳ bảo trì từng hạng mục
• Tình trạng thiết bị đang sử dụng
• Các lỗi hay lặp lại trong thời gian gần đây
• Chi phí sửa chữa phát sinh ngoài kế hoạch
• Mức độ hiệu quả của công tác bảo trì chung cư hoặc bảo trì khối công trình

Nhiều tòa nhà tưởng tiết kiệm khi giảm bảo trì, nhưng thực tế lại tốn hơn rất nhiều ở giai đoạn sửa chữa sau đó.

2. Rà soát tiêu hao điện nước khu vực chung

Điện và nước khu vực chung là khoản chi quen thuộc, nhưng cũng là nơi rất dễ phát sinh lãng phí kéo dài nếu không có số liệu theo dõi rõ ràng.

Nên kiểm tra các nội dung:

• Hệ thống chiếu sáng có đang hoạt động quá mức cần thiết không
• Thiết bị kỹ thuật có tiêu thụ điện bất thường không
• Máy bơm, quạt, thông gió có chạy đúng khung thời gian không
• Có tình trạng rò rỉ nước hoặc thất thoát kéo dài không
• Dữ liệu tiêu thụ có được ghi nhận đều và so sánh theo kỳ không

Chỉ khi có dữ liệu cụ thể, ban quản lý mới nhìn ra khu vực nào đang gây lãng phí thật sự.

3. Rà soát bộ máy nhân sự vận hành

Nhiều công trình có đội ngũ khá đông nhưng hiệu quả phối hợp chưa cao. Có vị trí quá tải, có vị trí lại chưa tận dụng hết năng lực. Đây là nguyên nhân làm tăng chi phí nhưng không làm tăng chất lượng dịch vụ.

Cần xem xét:

• Cơ cấu nhân sự kỹ thuật, bảo vệ, vệ sinh, lễ tân
• Phân ca trực có phù hợp với thực tế sử dụng không
• Có đầu việc nào đang bị trùng lặp không
• Có vị trí nào cần chuyên môn sâu hơn thay vì tăng số lượng người không
• Cơ chế giám sát và phối hợp nội bộ có rõ ràng không

Tối ưu nhân sự không đồng nghĩa với cắt giảm máy móc. Quan trọng là bố trí đúng người, đúng việc và đúng thời điểm.

4. Rà soát quy trình xử lý sự cố

Một tòa nhà có thể phát sinh nhiều chi phí không cần thiết chỉ vì xử lý sự cố quá chậm hoặc thiếu thứ tự rõ ràng. Khi đó, lỗi nhỏ dễ trở thành lỗi lớn, thời gian gián đoạn kéo dài hơn và chi phí khắc phục cũng tăng lên.

Cần kiểm tra:

• Có quy trình phản ứng nhanh không
• Có phân loại mức độ khẩn cấp không
• Có nhật ký sự cố và lịch sử sửa chữa không
• Có đầu mối quyết định rõ ràng không
• Có phối hợp tốt giữa kỹ thuật, bảo vệ và ban quản lý không

Một hệ thống phản ứng nhanh sẽ giúp giảm rất nhiều khoản phát sinh mà trước đây thường bị xem là “chi phí bất khả kháng”.

5. Rà soát chi phí thuê ngoài và vật tư tiêu hao

Nhiều công trình đang chi nhiều hơn mức cần thiết cho vật tư, nhà thầu phụ hoặc dịch vụ thuê ngoài mà không có hệ thống đánh giá rõ ràng.

Các điểm nên xem lại gồm:

• Danh mục vật tư tiêu hao hằng tháng
• Mức độ sử dụng thực tế
• Chất lượng vật tư có phù hợp không
• Hiệu quả của từng nhà cung cấp dịch vụ
• Có hạng mục nào nên gom lại để dễ kiểm soát hơn không
• Có khoản nào đang chi đều nhưng ít mang lại giá trị thực tế không

Đây là nhóm chi phí rất nên rà soát định kỳ nếu muốn kiểm soát ngân sách tốt hơn.

7 giải pháp giảm chi phí vận hành tòa nhà hiệu quả trong thực tế

Dưới đây là những hướng đi thường mang lại hiệu quả rõ ràng hơn cả khi triển khai vào vận hành thực tế.

1. Lập lại kế hoạch bảo trì theo mức độ ưu tiên

Không phải hạng mục nào cũng cần làm giống nhau. Một kế hoạch bảo trì tốt cần phân loại theo mức độ quan trọng, tần suất sử dụng và rủi ro nếu xảy ra sự cố.

Cách làm này giúp:

• Giảm bảo trì dàn trải
• Tập trung nguồn lực vào đúng hạng mục quan trọng
• Giảm sự cố kỹ thuật lặp lại
• Hạn chế sửa chữa lớn phát sinh

Đây là hướng đi rất phù hợp với các công trình đang muốn tiết giảm chi phí nhưng vẫn phải giữ ổn định kỹ thuật.

2. Chuẩn hóa quy trình vận hành giữa các bộ phận

Khi mỗi bộ phận làm theo một kiểu, hiệu quả tổng thể sẽ giảm. Chuẩn hóa quy trình giúp công việc mạch lạc hơn, ít chồng chéo hơn và giảm thời gian xử lý.

Nên chuẩn hóa các nội dung:

• Kiểm tra kỹ thuật định kỳ
• Phản hồi cư dân hoặc khách thuê
• Xử lý sự cố
• Báo cáo công việc
• Phối hợp giữa kỹ thuật, an ninh, vệ sinh và quản lý

Đây là phần rất quan trọng trong dịch vụ tư vấn quản lý vận hành mà nhiều khách hàng đang quan tâm.

3. Theo dõi dữ liệu vận hành thay vì quản lý bằng cảm tính

Muốn giảm chi phí thật, cần nhìn thấy chi phí đang phát sinh ở đâu. Những tòa nhà chỉ quản lý bằng kinh nghiệm thường rất khó phát hiện các khoản lãng phí kéo dài.

Nên theo dõi định kỳ:

• Tiêu hao điện nước
• Số lần phát sinh sự cố
• Tần suất bảo trì
• Chi phí vật tư
• Hiệu suất nhân sự
• Phản ánh của cư dân hoặc khách thuê

Dữ liệu càng rõ, quyết định tối ưu càng chính xác.

4. Chủ động xử lý sớm các lỗi nhỏ

Nhiều khoản chi lớn bắt đầu từ những lỗi rất nhỏ bị bỏ qua. Ví dụ rò rỉ nước, thiết bị kêu bất thường, hệ thống chiếu sáng chập chờn hay tín hiệu điều khiển không ổn định.

Xử lý sớm sẽ giúp:

• Giảm hỏng hóc dây chuyền
• Giảm thời gian gián đoạn
• Giảm chi phí sửa chữa lớn
• Giữ hình ảnh tòa nhà ổn định hơn

5. Tối ưu lại mô hình nhân sự vận hành

Đây là giải pháp hiệu quả nhưng cần làm cẩn thận. Tối ưu không phải là cắt người hàng loạt, mà là tổ chức lại bộ máy để đúng nhu cầu vận hành thực tế.

Ví dụ:

• Điều chỉnh ca trực theo giờ cao điểm
• Gom đầu việc có thể phối hợp
• Tăng giám sát thay vì tăng số lượng
• Bổ sung đúng vị trí còn yếu thay vì dàn đều nhân sự

6. Đánh giá lại các dịch vụ thuê ngoài

Không ít công trình đang duy trì các dịch vụ thuê ngoài theo thói quen, trong khi hiệu quả thực tế không còn tương xứng.

Nên đánh giá định kỳ:

• Chất lượng công việc
• Tốc độ phản hồi
• Tỷ lệ phát sinh lỗi
• Mức độ phù hợp với ngân sách
• Khả năng phối hợp với bộ máy vận hành hiện tại

7. Thuê đơn vị tư vấn quản lý vận hành bên ngoài khi cần

Có những công trình khó nhìn ra điểm nghẽn nếu chỉ đánh giá nội bộ. Lúc này, một đơn vị có kinh nghiệm tư vấn quản lý vận hành sẽ giúp rà lại toàn bộ mô hình, phát hiện điểm gây lãng phí và đề xuất cách tối ưu sát thực tế hơn.

Đây là giải pháp đặc biệt phù hợp khi:

• Chi phí tăng nhưng chưa rõ nguyên nhân
• Hệ thống đang vận hành thiếu đồng bộ
• Ban quản lý nội bộ quá tải
• Tòa nhà phát sinh nhiều lỗi lặp lại
• Cần một phương án tiết giảm chi phí nhưng không muốn ảnh hưởng đến dịch vụ

TTC Group – Đơn vị tư vấn hỗ trợ giảm chi phí vận hành tòa nhà hiệu quả

TTC Group cung cấp dịch vụ tư vấn, hỗ trợ giảm chi phí vận hành tòa nhà hiệu quả. Cách làm của chúng tôi đặc biệt hơn các đơn vị khác. Chúng tôi không tiếp cận vấn đề theo kiểu chỉ cắt ngân sách ở từng bộ phận. Chúng tôi đi từ hiện trạng thực tế của công trình, đánh giá nơi nào đang gây lãng phí, nơi nào đang thiếu kiểm soát và nơi nào cần tổ chức lại để vận hành hiệu quả hơn.

Khi đồng hành cùng khách hàng, chúng tôi thường tập trung vào:

• Khảo sát toàn bộ mô hình vận hành hiện tại
• Rà soát chi phí kỹ thuật, nhân sự, vật tư, điện nước
• Kiểm tra kế hoạch bảo trì chung cư hoặc bảo trì công trình
• Đánh giá quy trình xử lý sự cố và phối hợp nội bộ
• Đề xuất phương án tối ưu nguồn lực
• Xây dựng giải pháp tư vấn quản lý vận hành phù hợp với từng tòa nhà
• Hỗ trợ tổ chức lại bộ máy theo hướng gọn hơn nhưng hiệu quả hơn

Giải pháp giảm chi phí vận hành tòa nhà không nên bắt đầu từ việc cắt giảm bằng mọi giá. Cách làm hiệu quả hơn là rà đúng điểm nghẽn, kiểm soát đúng khoản lãng phí và tổ chức lại mô hình vận hành sao cho gọn hơn, rõ hơn và bền hơn.

Tại TTC Group, chúng tôi ưu tiên cách tiếp cận thực tế: nhìn vào dữ liệu, nhìn vào hiện trạng công trình và đề xuất phương án phù hợp thay vì áp dụng một công thức chung cho mọi dự án. Nếu anh/chị đang cần hỗ trợ về bảo trì chung cư, cần tư vấn quản lý vận hành hoặc muốn xây dựng lộ trình tối ưu chi phí cho tòa nhà, hãy tham khảo thêm tại ttc-group.vn để được hỗ trợ phù hợp.