Những sai lầm khi thuê dịch vụ vệ sinh nhiều đơn vị vẫn gặp và cách chọn đúng từ đầu

Khi bắt đầu tìm một đơn vị vệ sinh cho văn phòng, tòa nhà hay công trình đang vận hành, nhiều khách hàng thường nghĩ đây là phần việc khá đơn giản: chọn một nhà cung cấp, thống nhất giá và triển khai. Nhưng trên thực tế, rất nhiều đơn vị đã trải qua những sai lầm khi thuê dịch vụ vệ sinh như chọn theo giá rẻ, chưa làm rõ đầu việc, chưa nhìn đúng hiện trạng công trình hoặc chỉ chú ý phần dễ thấy mà quên mất những khu vực ảnh hưởng mạnh đến trải nghiệm sử dụng.

Trong bài viết này, TTC Group sẽ chia sẻ theo cách gần gũi và dễ hiểu nhất về những sai lầm khi thuê dịch vụ vệ sinh mà nhiều khách hàng thường gặp. Nếu nhận ra sớm những điểm này, việc lựa chọn và làm việc với nhà cung cấp sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều.

Những sai lầm khi thuê dịch vụ vệ sinh

1. Chỉ nhìn vào giá mà quên nhìn vào phạm vi công việc

Đây là sai lầm phổ biến nhất.

Nhiều khách hàng khi cần thuê dịch vụ thường hỏi giá trước tiên. Điều đó hoàn toàn bình thường. Nhưng nếu chỉ so sánh giá mà chưa làm rõ công việc cụ thể, rất dễ rơi vào tình trạng ban đầu thấy hợp lý, về sau lại phải bổ sung thêm nhiều đầu việc ngoài dự kiến.

Ví dụ, có nơi chỉ báo giá cho phần duy trì cơ bản, nhưng khách hàng lại nghĩ đã bao gồm cả kính, khu vệ sinh, hành lang, pantry hoặc những khu vực cần làm sâu hơn. Khi bắt đầu triển khai mới phát hiện ra có những phần “không nằm trong gói”. Lúc đó, hoặc là phải chấp nhận chất lượng chưa như mong muốn, hoặc là phải trả thêm.

Từ phía chúng tôi, một gói vệ sinh phù hợp luôn cần được hiểu theo phạm vi công việc rõ ràng. Giá tốt là tốt khi nó đi cùng một khối lượng việc đủ dùng cho công trình, chứ không phải chỉ là con số thấp ở thời điểm ban đầu.

2. Thuê dịch vụ mà không khảo sát hiện trạng công trình trước

Một công trình nhỏ và gọn sẽ khác với một công trình có nhiều khu vực công cộng, nhiều kính, nhiều nhà vệ sinh hoặc nhiều bề mặt dễ bám bẩn. Nếu không khảo sát trước, việc báo giá và lên phương án thường chỉ dừng ở mức ước lượng.

Đây là lý do nhiều khách hàng gặp cảm giác rất quen: lúc đầu mọi thứ nghe có vẻ phù hợp, nhưng sau vài tuần mới thấy công việc thực tế nhiều hơn so với tưởng tượng. Khi đó, nhà cung cấp khó giữ được chất lượng đúng như cam kết ban đầu, còn khách hàng thì cảm thấy dịch vụ không ổn định.

Chúng tôi luôn cho rằng khảo sát là bước không nên bỏ qua. Khi nhìn kỹ hiện trạng, sẽ dễ xác định hơn:

• khu nào cần ưu tiên
• khu nào cần làm hằng ngày
• khu nào chỉ cần theo chu kỳ
• khu nào dễ phát sinh bụi, bẩn hoặc mùi
• khu nào có yêu cầu riêng như vệ sinh kính, khu hậu cần hoặc những nơi cần làm sạch công nghiệp kỹ hơn

Chỉ khi hiểu hiện trạng, kế hoạch làm sạch mới đi đúng nhu cầu thật.

3. Chưa phân biệt giữa vệ sinh duy trì và làm sạch sâu

Nhiều khách hàng kỳ vọng rất cao ở một gói duy trì cơ bản. Trong khi đó, công trình của họ đang ở trạng thái bám bẩn lâu ngày, sàn xuống màu, kính mờ, khu vệ sinh có mảng bám hoặc góc khuất chưa từng được xử lý kỹ.

Trong trường hợp đó, chỉ vệ sinh duy trì thôi thường không đủ. Công trình cần một bước làm sâu hơn trước, sau đó mới chuyển sang lịch duy trì. Nếu bỏ qua giai đoạn đầu này, cảm giác thường là “có làm mà sao vẫn chưa sạch như mong muốn”.

Đây là chỗ nhiều người dễ hiểu nhầm về dịch vụ. Duy trì định kỳ là để giữ chất lượng. Còn nếu mặt bằng ban đầu đã xuống khá rõ, rất cần một đợt xử lý kỹ hơn để đưa công trình về trạng thái đồng đều.

Chúng tôi hay nói đơn giản với khách hàng rằng: nếu công trình đang bẩn sâu, hãy làm sạch trước để sau đó duy trì nhẹ hơn. Làm ngược lại thường vừa tốn thời gian vừa khó đạt kết quả như mong muốn.

4. Chỉ tập trung khu vực dễ thấy mà bỏ quên điểm chạm hằng ngày

Đây là sai lầm rất hay gặp ở cả khách hàng lẫn đơn vị làm dịch vụ.

Nhiều nơi ưu tiên sảnh, khu tiếp khách hoặc bề mặt nhìn trực diện. Điều đó đúng, nhưng chưa đủ. Trải nghiệm thật sự của người sử dụng lại thường đến từ những điểm nhỏ hơn:

• tay nắm cửa
• công tắc
• mép kính
• gầm bàn
• góc pantry
• khu vệ sinh
• hành lang phụ
• khu vực giao giữa các phòng

Những điểm này nếu làm chưa kỹ, công trình vẫn dễ tạo cảm giác “không thật sự sạch”. Đây cũng là lý do có những nơi nhìn qua thì ổn, nhưng chỉ cần đi vào sử dụng một lúc là thấy ngay những điểm thiếu chỉn chu.

Khi xây phương án, chúng tôi luôn nhắc đội ngũ không chỉ nhìn vào phần dễ thấy, mà phải nhìn vào hành vi sử dụng thực tế của công trình.

5. Không làm rõ tần suất vệ sinh phù hợp ngay từ đầu

Một sai lầm nữa là chọn tần suất theo cảm tính.

Có công trình đông người, khu vệ sinh dùng nhiều, sảnh có khách ra vào thường xuyên nhưng lại chỉ bố trí lịch làm quá thưa. Có nơi khối lượng công việc không nhiều nhưng lại đặt tần suất quá dày, dẫn đến chi phí chưa thật sự tối ưu.

Tần suất hợp lý không phải càng nhiều càng tốt. Điều quan trọng là phù hợp với:

• mật độ sử dụng
• loại hình công trình
• thời điểm cao điểm trong ngày
• yêu cầu hình ảnh
• khu vực nào cần ưu tiên hơn

Nếu chọn đúng nhịp, công trình sẽ giữ được sự ổn định mà không lãng phí. Nếu chọn sai, hoặc chất lượng xuống nhanh, hoặc chi phí bị dàn trải không cần thiết.

6. Không quan tâm đến khả năng duy trì ổn định của đơn vị cung cấp

Đây là điều nhiều khách hàng chỉ nhận ra sau vài tháng hợp tác.

Lúc đầu, dịch vụ có thể làm khá kỹ. Nhưng khi công việc vào guồng, nếu đơn vị không có cách quản lý tốt, chất lượng rất dễ giảm dần. Công trình sẽ xuất hiện các dấu hiệu như:

• hôm sạch hôm không
• khu vực này được làm kỹ, khu kia bị bỏ sót
• phải nhắc nhiều lần
• tiêu chuẩn không đồng đều giữa các ca hoặc các ngày

Từ góc nhìn của chúng tôi, điều khách hàng cần không chỉ là một vài buổi đầu làm tốt. Điều họ cần là sự ổn định. TTC Group trên website cũng nhấn mạnh định hướng dịch vụ tận tâm – phản hồi nhanh chóng, cùng kinh nghiệm hơn 10 năm trong lĩnh vực vệ sinh và vận hành. Đây là nền tảng rất quan trọng để chất lượng được giữ đều hơn trong suốt quá trình làm việc.

7. Thuê dịch vụ vệ sinh nhưng không nhìn công trình theo góc độ vận hành

Đây là một sai lầm lớn hơn nhưng lại khá âm thầm.

Nhiều người vẫn xem vệ sinh là hạng mục tách riêng. Nhưng thực tế, một công trình sạch hay không còn liên quan đến:

• cách dòng người di chuyển
• khu vực nào chịu tải nhiều hơn
• đâu là điểm dễ tích bụi
• đâu là nơi dễ xuống cấp nhanh
• đâu là mặt bằng cần giữ hình ảnh thường xuyên

Nếu đơn vị dịch vụ không hiểu vận hành công trình, họ có thể vẫn làm sạch tốt ở mức cơ bản, nhưng rất khó giúp khách hàng giữ chất lượng ổn định lâu dài.

TTC Group có một lợi thế rõ ở chỗ doanh nghiệp không chỉ cung cấp vệ sinh đơn lẻ, mà đặt vệ sinh – cảnh quan trong hệ giải pháp quản lý vận hành bất động sản. TTC cũng giới thiệu mình là đơn vị cung cấp giải pháp quản lý vận hành cho tòa nhà, chung cư và khu đô thị, giúp tối ưu chi phí và nâng cao giá trị bất động sản. Cách định vị này tạo ra khác biệt khá rõ so với việc chỉ tiếp cận dịch vụ theo kiểu dọn dẹp thuần túy.

8. Không trao đổi trước về các nhu cầu phát sinh thường gặp

Trong quá trình sử dụng công trình, sẽ luôn có những tình huống không nằm hoàn toàn trong nhịp cố định, ví dụ:

• cần tăng cường vệ sinh trước khi đón khách
• cần xử lý nhanh một khu vực bị bẩn đột xuất
• cần làm kỹ hơn ở khu sảnh, kính hoặc nhà vệ sinh
• cần hỗ trợ một số khu vực có mức độ bám bẩn tăng cao

Nếu không nói trước về cách phối hợp khi có phát sinh, khách hàng rất dễ rơi vào thế bị động. Hoặc không biết có được hỗ trợ không, hoặc phải chờ lâu, hoặc cảm thấy mỗi việc phát sinh đều rất phiền.

Với chúng tôi, ngay từ đầu nên làm rõ tinh thần phối hợp và khả năng phản hồi. Đây là yếu tố nhỏ nhưng ảnh hưởng rất lớn đến cảm giác yên tâm của khách hàng trong quá trình hợp tác.

9. Chưa xem vệ sinh là khoản đầu tư giữ giá trị công trình

Sai lầm cuối cùng là chỉ xem vệ sinh như một khoản chi phải cắt giảm càng nhiều càng tốt.

Thực tế, khi công trình được làm sạch đúng nhịp và đúng cách, khách hàng thường nhận lại nhiều hơn là bề mặt sạch:

• hình ảnh công trình ổn định hơn
• trải nghiệm người dùng tốt hơn
• bộ phận quản lý đỡ mất thời gian xử lý việc nhỏ
• khu vực sử dụng chung ít xuống cấp hơn
• những phần dễ bám bụi, dễ phát sinh mùi hoặc cần làm sạch công nghiệp định kỳ được kiểm soát sớm hơn

Đó là lý do chúng tôi luôn nghĩ rằng vệ sinh là một phần của bài toán vận hành, chứ không chỉ là chuyện dọn dẹp.

Những sai lầm khi thuê dịch vụ vệ sinh thường không quá lớn ở thời điểm ban đầu, nhưng nếu để kéo dài, chúng sẽ tạo ra rất nhiều bất tiện trong vận hành hằng ngày. Chọn theo giá rẻ, không khảo sát kỹ, không làm rõ hạng mục, không quan tâm đến khả năng duy trì ổn định hay bỏ qua các khu vực quan trọng đều là những điều khách hàng rất dễ gặp phải.

Từ kinh nghiệm thực tế, chúng tôi tin rằng một đơn vị phù hợp cần giúp khách hàng yên tâm hơn chứ không chỉ làm sạch trước mắt. TTC Group hiện cung cấp hệ dịch vụ vận hành bất động sản với nhóm vệ sinh – cảnh quan, cùng định hướng rõ ràng về phản hồi nhanh, tối ưu chi phí và gia tăng giá trị tài sản.

 Nếu bạn đang tìm hiểu thêm về các dịch vụ liên quan như vệ sinh kính, làm sạch công nghiệp hoặc các giải pháp phù hợp cho công trình đang vận hành, có thể tham khảo thêm tại ttc-group.vn